Excel vs logiciel : le vrai coût de vos tableaux bricolés

 

Et si vos décisions reposaient sur un fichier Excel bricolé ? 

 

Si c’est le cas, vous n’êtes pas seul. C’est un vrai problème que je retrouve dans la majorité des PME que j’accompagne.

 

Excel vous a certainement aidé à lancer votre boîte. Mais mal utilisé, c’est un piège qui peut freiner, voire planter votre entreprise.

 

Heureusement, il existe des solutions. Et c’est de cela dont je veux vous parler aujourd’hui.

 

Le scénario classique

 

Au début, tout va bien.

Un petit tableau de suivi de trésorerie, quelques colonnes pour les factures, une formule pour calculer la marge brute.

 

Et puis, au fil des mois, ça se complique. Les fichiers se multiplient, les formules se cassent, les données se contredisent. 

 

Et vous vous retrouvez à piloter votre entreprise sur la base d’un tableur qui n’est ni fiable, ni à jour.

 

Alors, comment en est-on arrivé là ? 

 

Laissez-moi vous décrire les situations que je retrouve partout… Et dans lesquelles vous allez peut-être vous reconnaître : 

 

• Le syndrome du fichier maître

Ce fichier Excel avec 40 onglets, des formules que plus personne ne comprend et que vous n’osez plus toucher de peur que tout s’écroule.

 

• La multiplication des versions

«Budget_2025.xlsx», «Budget_2025_V2.xlsx», «Budget_2025_FINAL.xlsx»… Vous voyez de quoi je parle ?

 

• Les données cloisonnées

Votre compta dans un fichier, vos ventes dans un autre, votre trésorerie dans un troisième. Impossible d’avoir une vision cohérente.

 

• Les erreurs silencieuses

Une cellule mal verrouillée, une formule qui se décale lors d’un copier-coller, et vos calculs partent en vrille sans que vous le voyiez.

 

Ce que ça vous coûte vraiment

 

Au-delà de ces erreurs, il y a le temps perdu. 

 

D’après mes observations sur le terrain, un dirigeant qui pilote avec Excel passe en moyenne :

 

• 2 à 3 heures par semaine à bidouiller ses tableaux
• 2 à 3 jours par mois à consolider ses données pour le reporting

 

… Et quelques nuits blanches à se demander si ses chiffres sont justes.

 

Excel ne fait qu’entretenir l’illusion du contrôle, mais en réalité, il plonge dans le flou.

 

Et les conséquences directes sont en général : 

 

• Les décisions prises au feeling : vous croyez piloter, mais en fait vous réagissez.

 

• Les opportunités perdues : combien de fois avez-vous repoussé une décision d’investissement parce que vous n’étiez pas sûr ?

 

• Le stress et la charge mentale : vous restez le seul à comprendre vos fichiers, donc tout repose sur vous.

 

La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez pas besoin d’un ERP à 500 000 € !

 

Aujourd’hui, il existe une multitude d’outils et de logiciels parfaitement abordables et adaptés aux PME. Et parmi toutes ces solutions, il y en a forcément une qui peut s’adapter à votre activité.

 

Les alternatives qui marchent

 

→  Pour la gestion financière

 

Des outils comme Sage ou Cegid sont idéaux si vous avez déjà un comptable qui les maîtrise. Car ils automatisent la saisie comptable et génèrent vos tableaux de bord directement depuis vos écritures. 

 

Il y a aussi Pennylane et Tiime qui sont plus simples à prendre en main. Ils se connectent directement à votre banque et pré-catégorisent vos opérations. Votre trésorerie se met à jour automatiquement !

 

→  Pour le pilotage commercial et opérationnel

 

Optez pour des tableaux de bord intégrés qui centralisent vos données et vous donnent une vision en temps réel.

 

Des outils comme HubSpot ou Salesforce Essentials sont des CRM intégrés qui suivent vos prospects et calculent automatiquement vos prévisions de ventes. 

 

Mais aussi des outils de gestion comme Monday ou Notion qui centralisent vos projets, la facturation et le suivi clients dans un seul endroit accessible à toute l’équipe.

 

Par où commencer ?

 

Étape 1 : Mesurez le temps perdu

 

Notez pendant une semaine combien de temps vous passez sur Excel. Vous serez surpris.

 

Étape 2 : Identifiez votre priorité

 

Qu’est-ce qui vous fait le plus souffrir ? La trésorerie ? Le suivi commercial ? La consolidation ?

 

Étape 3 : Testez les alternatives

La plupart des outils proposent des essais gratuits. Alors essayez, même une heure.

 

En conclusion

 

Excel est un excellent outil pour certaines tâches. Mais il est conçu pour calculer, pas pour piloter une PME en croissance.

 

Tôt ou tard, il faudra franchir le cap : passer d’un bricolage artisanal à un pilotage structuré, digne d’une grande entreprise, sans perdre votre agilité de PME.

 

 

→  Et si vous cherchez un copilote pour vous accompagner, je vous propose qu’on échange 30 min ensemble pour voir comment je peux vous aider. Réservez votre appel sur le calendrier ci-dessous.